El open-to-buy, gestionado en tiempo real por todo el equipo
Un retailer deportivo de 16 tiendas convierte su fichero open-to-buy semanal en un dashboard compartido en tiempo real — sin sobrecostes vistos tarde.
Resultado
+8% de eficiencia de presupuesto
Red
16 tiendas · deporte
Resultados medidos
+8%
de eficiencia de presupuesto en las compras oportunistas de fin de temporada
5 min
El OTB recalculado, por categoría y por mes
0
Reunión de reconciliación semanal
Lo que está conectado
Capas utilizadas
Sistemas conectados
ERP / gestión retail
Facturas · en vivo
Pedidos a proveedores
Confirmados y pendientes
Espacio de compras
Presupuesto por categoría
Antes · Después
Antes
Una cifra, una persona, una semana de retraso
El open-to-buy vivía en un fichero que la responsable de merchandising reconstruía a mano cada viernes a partir de las facturas ERP, los correos de proveedores y los pedidos pendientes. Ya el lunes estaba caducado, y tres compradores comprometían en paralelo sin ver los movimientos de los demás.
Después
Una conversación en vivo sobre una verdad compartida
Cada importe comprometido, entrega confirmada y pedido pendiente sube a un único dashboard compartido. Cada comprador ve su presupuesto disponible por categoría y por mes en tiempo real, recalculado cada cinco minutos, con una alerta en cuanto una categoría se acerca a su tope.
El desafío
Era el mayor presupuesto de temporada del retailer, con nuevos acuerdos de proveedores en running y fitness. Los compradores habían comprometido pronto en las grandes categorías, guardando margen para compras oportunistas de fin de temporada.
A mitad de temporada, ya nadie sabía dónde estaba realmente el open-to-buy. El fichero compartido mostraba 280k€ restantes; los pedidos a proveedores ya mostraban 340k€ comprometidos. Tres reuniones después, el equipo se daba cuenta del sobrecoste — con seis semanas de retraso.
El open-to-buy vivía en un fichero actualizado una vez por semana. Cada viernes, la responsable de merchandising sacaba facturas ERP, confirmaciones de proveedores y pedidos pendientes, y luego reconstruía el tracker línea a línea. Ya el lunes, el dato estaba superado.
Lo que cambiamos
Solya se conectó al ERP, a los flujos de proveedores y al sistema de pedidos del equipo a través de la capa de datos. Cada importe comprometido, entrega confirmada y pedido pendiente sube ahora en vivo a un único dashboard compartido.
La responsable de merchandising dejó de ser el cuello de botella — y la única que conocía la cifra real. Volvió a ser compradora y estratega.
Cómo se toman las decisiones
Cada comprador ve su presupuesto disponible en tiempo real, por categoría y por mes. Cuando uno compromete 40k€ con un proveedor de running, los demás ven el open-to-buy actualizarse antes del próximo café.
El presupuesto abierto se recalcula cada cinco minutos, por categoría y por mes: siempre está al día. En cuanto una categoría alcanza el 90% de su asignación, Solya alerta al comprador y a la responsable de merchandising.
Dónde aterriza
Sin más reconstrucción semanal, sin más reunión de reconciliación. Los tres compradores y la responsable de merchandising trabajan sobre una única fuente de verdad en lugar de cuatro exports contradictorios.
El open-to-buy dejó de ser una batalla del viernes. Se convirtió en una conversación en vivo abierta a todo el equipo.
Lo que cambió
- +8% de eficiencia de presupuesto en las compras oportunistas de fin de temporada
- Open-to-buy recalculado cada cinco minutos, por categoría y por mes
- Cero reuniones de reconciliación semanales — una única cifra compartida, sin sorpresas
Para ver después: la reposición continua, que hace girar el mismo bucle en vivo sobre el stock. O la capa de inteligencia, que convierte el dato compartido en decisiones asumidas por el equipo.
Más casos de uso
Un plan de compras de temporada, validado en una sola revisión
Un comprador de 14 tiendas debía recortar el OTB de temporada un 12% — construyó un plan más nítido sobre dos años de sell-through, no sobre intuición.
Mover el stock antes de que las rebajas sean la única opción
Una marca streetwear de 9 tiendas cambia sus transferencias de pánico por una palanca semanal — el stock se mueve seis semanas antes de las rebajas.
Una asignación que por fin conoce la red
Una red de 14 tiendas repartía cada temporada con una regla escrita en la época de las 8 tiendas. Solya reasignó según lo que habían llegado a ser.
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